To prawda, że krajowy system e-faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podatników o obrotach powyżej 200 mln zł, a dla pozostałych — od 1 kwietnia, natomiast firmy wystawiające faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie zaczną korzystać z KSeF od 1 stycznia 2027 roku. To jednak nie kończy używania faktur papierowych.
W urzędach, które będą poza systemem KSeF, nadal honorowane będą papierowe faktury z kodem QR.
Nie wszystkie urzędy mają mieć dostęp do KSeF
Tylko niektóre instytucje, w tym: UOKiK, policja, sądy czy prokuratura mają ustawowo zapewniony dostęp do KSeF. „Tego typu organom udostępniane są faktury jako pliki xml, czyli zachowany zostaje format dokumentu źródłowego faktury ustrukturyzowanej” – wyjaśnia Ministerstwo Finansów na łamach „Rzeczpospolitej”. Inne placówki, jak wydziały komunikacji w urzędach gmin, zajmujące się rejestracją samochodów, takiego dostępu nie będą miały.
Dlatego sprzedawcy mają obowiązkowo umieszczać na fakturze kod QR, pozwalający na identyfikację danej faktury w przypadku użycia jej poza systemem. Dotyczy to także tzw. faktur offline 24.
Jak wyjaśnia w dzienniku resort finansów, „nie ma przeszkód, aby faktura wystawiona i przesłana do KSeF była przedstawiona przez podatnika jako np. dowód przed sądem arbitrażowym działającym przy organizacji przedsiębiorców, jeśli jest użyta poza KSeF zgodnie ze wskazanymi wymogami w przepisach. Tak przygotowaną fakturę podatnik dostarczy również np. do organu rejestrującego samochód”.
Po co urzędom papierowa faktura z kodem QR?
W celu zweryfikowania okazanego im dokumentu, urzędy mogą skorzystać z anonimowego dostępu do faktury w KSeF poprzez zeskanowanie kodu QR. Będzie można w ten sposób zweryfikować też, czy dane widniejące na dostarczonym dokumencie (np. kwota należności czy NIP sprzedawcy) są prawdziwe.
Cel, dla którego KSeF wchodzi w życie to uszczelnienie poboru podatku VAT, ukrócenie VAT-owskich karuzel i zwiększenie skuteczności ściągania podatku z tytułu sprzedaży.