Krajowy System e-Faktur ma docelowo objąć większość przedsiębiorców i stać się podstawowym narzędziem do wystawiania faktur VAT. Od 2026 roku rozpocznie się obowiązkowe korzystanie z KSeF przez firmy, jednak ustawodawca przewidział szeroki katalog wyłączeń. W praktyce oznacza to, że nie wszystkie podmioty i nie wszystkie dokumenty będą musiały trafiać do systemu.
Faktury po nowemu
Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnione są przede wszystkim określone grupy podatników ze względu na status stron transakcji. Dotyczy to firm, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Z wyłączenia skorzystają także podatnicy posiadający stałe miejsce działalności w kraju, jeżeli to miejsce nie uczestniczy w konkretnej transakcji. KSeF nie będzie również obowiązkowy w przypadku faktur wystawianych na rzecz konsumentów, czyli w relacjach B2C, a także przy fakturach RR wystawianych w imieniu rolników ryczałtowych. W tych sytuacjach przepisy dopuszczają możliwość dobrowolnego korzystania z systemu, ale nie nakładają takiego obowiązku.
Kolejną grupę wyłączeń stanowią tzw. procedury szczególne. Poza KSeF pozostaną faktury dokumentujące transakcje rozliczane w ramach procedury OSS, w tym procedury nieunijnej, a także procedury IOSS związanej z importem towarów. System nie obejmie również faktur wystawianych w ramach międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. W tych przypadkach nie będzie nawet możliwości dobrowolnego wystawienia faktury w KSeF, co wynika z ograniczeń technicznych, takich jak brak polskiego numeru identyfikacji podatkowej.
Dodatkowe wyłączenia
Rozporządzenia wykonawcze przewidują także dodatkowe wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów faktur. Do KSeF nie trafią m.in. bilety jednorazowe dokumentujące przejazd autostradą płatną, pociągiem, autobusem, promem czy samolotem. Poza systemem znajdą się również faktury dotyczące usług zwolnionych z VAT, w tym usług finansowych, bankowych, ubezpieczeniowych, kredytowych oraz obrotu papierami wartościowymi. Wyłączone są także faktury wystawiane w procedurze samofakturowania, jeżeli ani sprzedawca, ani nabywca nie są identyfikowani polskim NIP.
KSeF obejmuje wyłącznie faktury VAT, dlatego poza systemem pozostaną inne dokumenty stosowane w obrocie gospodarczym. Nie będą do niego trafiały rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej, faktury pro forma, noty obciążeniowe i uznaniowe, a także inne dokumenty wewnętrzne, które nie mają statusu faktury VAT.
W efekcie, mimo powszechnego charakteru KSeF, część przedsiębiorców będzie funkcjonować w systemie mieszanym. Oznacza to, że jedne dokumenty będą wystawiane i odbierane za pośrednictwem KSeF, a inne pozostaną poza nim, zgodnie z obowiązującymi wyłączeniami.