Od 1 lutego 2026 r. największe przedsiębiorstwa w Polsce zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Dotyczy to łącznie 4213 podmiotów, w tym takich firm jak Orlen, ENEA, Energa, IKEA, Orange, T-Mobile, Play, Castorama czy Leroy Merlin. Zmiany obejmą przede wszystkim klientów prowadzących działalność gospodarczą.
Odbieranie faktur
Podatnicy VAT – także zwolnieni – będą zobowiązani do odbierania faktur od tych firm za pośrednictwem KSeF. Obowiązek ten nie dotyczy konsumentów, a w przypadku kontrahentów zagranicznych faktury nadal będą wystawiane w formie uzgodnionej między stronami. Przepisy przewidują też okresy przejściowe i wyjątki, które pozwalają do końca 2026 r. stosować inne formy dokumentowania sprzedaży.
Od lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł (z VAT) muszą wystawiać faktury w KSeF, natomiast pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia. Jednocześnie wszyscy podatnicy muszą być przygotowani na odbieranie faktur z systemu już od 1 lutego. Dla najmniejszych podmiotów, określanych jako wykluczone cyfrowo, obowiązek wystawiania faktur w KSeF został przesunięty na 1 stycznia 2027 r.
Do końca 2026 r. możliwe jest także wystawianie faktur przy użyciu drukarek fiskalnych oraz paragonów z NIP nabywcy do 450 zł, traktowanych jako faktury uproszczone. W praktyce oznacza to, że nie każda transakcja będzie od razu dokumentowana wyłącznie przez KSeF.
Weryfikacja dokumentów
Najwięksi przedsiębiorcy zapowiadają, że klienci nie będą otrzymywać powiadomień z systemu o wystawieniu faktury. Dokumentem księgowym stanie się faktura ustrukturyzowana zgodna z KSeF. Wiele firm zamierza jednak udostępniać tzw. wizualizacje – najczęściej w formacie PDF lub poprzez kod QR – zawierające numer Id_KSeF, który umożliwi identyfikację dokumentu w systemie.
Część podmiotów, jak spółki energetyczne czy operatorzy telekomunikacyjni, zapowiedziała pełne przejście na KSeF dla klientów biznesowych, jednocześnie zachowując dostęp do szczegółowych rozliczeń w dotychczasowych systemach obsługi. Inne firmy, w tym sieci handlowe, planują przekazywać wizualizacje e-mailem lub udostępniać je na żądanie klienta. Pokazuje to, że choć KSeF stanie się podstawowym źródłem faktur, klienci wciąż będą otrzymywać dodatkowe informacje w znanych im formach.