Krajowy System e-Faktur (KSeF) wystartowal 1 lutego. – Pracownicy Ministerstwa Finasów i Krajowej Administracji Skarbowej są do dyspozycji interesariuszy Krajowego Systemu e-Faktur. Służymy wsparciem i pomocą, zarówno zdalnie, jak i bezpośrednio w urzędach skarbowych, które w tym tygodniu są czynne do godziny 20:00 oraz w sobotę do godziny 15:00 – zapewniał wiceminister finansów, zastępca szefa KAS Zbigniew Stawicki.
W pierwszym dniu działania, za pośrednictwem KSeF wystawiono 20 tys. elektronicznych faktur, ale życie pokazuje, że przedsiębiorcy są zaskakiwani przez system i dlatego nieufni.
Polski biznes w gąszczu KSeF
Jeden z kierowców opowiedział o swoich doświadczeniach z KSeF w Business Insider. – Zatankowałem w nocy na Orlenie, poprosiłem o fakturę na firmę, dostałem jak zawsze wydruk z kasy, ale chciałem zobaczyć, czy odbiorę ją w KSeF – relacjonował. Był przekonany, że po zalogowaniu zobaczy e‑fakturę wystawioną przez stację paliw. Tak się jednak nie stało. – Na moim koncie KSeF nie pojawiła się żadna faktura – mówił.
– Orlen wystawia faktury z wykorzystaniem kas fiskalnych, dokładnie tak jak dotychczas. Tego typu faktury, czyli wystawiane z kas, co do zasady nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani dziś, ani w kolejnych etapach wdrażania KSeF — wyjaśnił Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy inFaktu.
W grę mógł wchodzić tutaj również wyjątek – do końca 2026 roku podatnicy obowiązani do korzystania z KSeF będą mogli wystawiać paragony fiskalne uznane za faktury do 450 zł, ale to też nie koniec domysłów. Papierową fakturę może też wystawić franczyzobiorca, który nie ma jeszcze obowiązku stosowania KSeF. Krajowy system e-faktur jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla podatników o obrotach powyżej 200 mln zł, a dla pozostałych — od 1 kwietnia.
Papierowa faktura, ale najlepiej już z kodem QR
Niepewność i niewiedza związana z nowym systemem mają swoje konsekwencje. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez firmę doradztwa księgowego iFirma, a cytowanych przez „Rzeczpospolitą”, około 3/4 małych firm zakłada drukowanie przynajmniej niektórych faktur.
Zabezpieczają się też gminy. Rozsyłają do swoich dostawców propozycje aneksu do umów dotyczące KSeF. „Niezależnie od tego, czy Wykonawca zobowiązany jest do wysyłania faktur przez KSeF, winien jest on dostarczyć fakturę Zamawiającemu w formie papierowej do siedziby zamawiającego. Płatność faktury odbywać się będzie wyłącznie na podstawie dostarczonego przez Wykonawcę dokumentu w wyżej wskazany sposób” – tak brzmi cytowany przez „Rzeczpospolitą” fragment jednego z takich proponowanych przez gminę zapisów w umowie.
Doradcy podatkowi radzą w takich przypadkach dojść z gminą do porozumienia, i jeżeli już, to decydują się na wysyłać papierową fakturę w formie wizualizacji faktury z KSeF. Taki dokument powinien zawierać kod QR, pozwalający na identyfikację faktury w tym systemie.