Od 1 lutego 2026 r. największe firmy działające w Polsce mają obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Zmiana obejmuje m.in. takich gigantów jak Orlen, ENEA, Energa, IKEA, Orange, T-Mobile, Play, Castorama czy Leroy Merlin. Nowe zasady dotyczą przede wszystkim klientów biznesowych, którzy kupują paliwo, energię, usługi telekomunikacyjne, internet czy towary budowlane na potrzeby działalności gospodarczej.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego dotyczy firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto. Łącznie jest to ponad 4,2 tys. podmiotów. Ich klienci, będący podatnikami VAT – także zwolnionymi – muszą odbierać faktury w systemie KSeF. Konsumentów ten obowiązek nie obejmuje, podobnie jak faktur zagranicznych, które nadal są wystawiane w formie uzgodnionej z kontrahentem.
Przepisy przewidują jednak wyjątki i okresy przejściowe. Do końca 2026 r. nadal możliwe jest wystawianie faktur z drukarek fiskalnych oraz paragonów z NIP nabywcy do kwoty 450 zł, które traktowane są jak faktury uproszczone. Podmioty wykluczone cyfrowo, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł, będą objęte obowiązkiem KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Najwięksi przedsiębiorcy już poinformowali klientów, jak będą wyglądały nowe zasady. Wspólnym elementem jest brak powiadomień z KSeF o wystawieniu faktury oraz zmiana jej formy na fakturę ustrukturyzowaną. Wiele firm będzie jednocześnie udostępniać tzw. wizualizacje faktur, zawierające numer Id_KSeF i kod QR umożliwiający dostęp do dokumentu w systemie.
Orlen zapowiedział, że faktury będą wystawiane w KSeF, ale na stacjach paliw klienci biznesowi nadal otrzymają wydruk fiskalny – przynajmniej do 1 kwietnia 2026 r. Energa Obrót oraz ENEA będą wystawiać faktury dla firm i instytucji wyłącznie przez KSeF, bez dostarczania wersji papierowych. IKEA od lutego 2026 r. wystawi wszystkie faktury dla przedsiębiorców tylko w KSeF, oferując możliwość otrzymania wizualizacji e-mailem lub w punkcie obsługi.
Play pozostanie przy wysyłce wizualizacji faktur wraz z wykazem usług, mimo że właściwa faktura trafi do KSeF. T-Mobile udostępni faktury wyłącznie w systemie, natomiast zestawienia i inne dokumenty będą dostępne w systemie samoobsługowym. Orange również wystawi faktury tylko w KSeF, ale będzie przesyłać wizualizacje e-mailem. Castorama i Leroy Merlin zapowiedziały udostępnianie wizualizacji lub danych faktury poza systemem, tak aby klienci mieli dostęp do treści dokumentu bez logowania się do KSeF.
Te przykłady pokazują, że choć KSeF staje się obowiązkowy, klienci największych firm nadal będą otrzymywać informacje o fakturach w różnych formach – przez e-mail, aplikacje lub wizualizacje dokumentów.