E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić korespondencję między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Krótko mówiąc – ma wyeliminować znienawidzone awizo.
Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla większości instytucji publicznych w całej Polsce, dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz dla firm rejestrujących się w KRS. Od 1 lipca 2025 roku e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, dokonujących jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie, a od 1 października 2026 roku staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku.
e-Doręczenia są obowiązkowe i kropka
Jak podała na spotkaniu z mediami Izabella Tarnowska, kierownik zespołu e-Doręczeń w Centralnym Ośrodku Informatyki (COI), ADE wdrożyły zgodnie z planem wszystkie „podmioty kluczowe”, czyli gminy, starostwa powiatowe i urzędy wojewódzkie.
Z obowiązku nie wywiązały się jednak przede wszystkim mniejsze jednostki, na przykład małe żłobki czy przedszkola, do których uczęszcza niewielu uczniów. takie placówki nie korzystały wczeniej z systemu e-PUAP, który e-Doręczenia ma zastąpić. Zdaniem Izabelli Tarnowskiej, nie są one przyzwyczajone do nowego sposobu komunikacji, ale to nie oznacza, że mogą zrezygnować z obowiązku wdrożenia e-Doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji cały czas oferuje webinary, szkolenia i indywidualne zaproszenia.
Aby założyć e-Doręczenia, należy złożyć wniosek o adres (ADE) i aktywować skrzynkę przez stronę edoreczenia.gov.pl lub biznes.gov.pl (dla firm) przy użyciu Profilu Zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
Kara za brak wdrożenia e-Doręczenia
Dobra wiadomość jest taka, że resort cyfryzacji nie planuje kar wobec podmiotów, które nie wywiązały się z obowiązku założenia ADE. – Cyfryzacja to nigdy przymus, to zawsze nowe możliwości. Pamiętajmy, że szkoły mają różne drogi komunikacji z rodzicami czy też z swoimi gminami. Natomiast mamy urzędy, które przez 18 lat nie założyły ePUAP-u, a teraz założyły e-Doręczenia i to jest ważne – rozgrzeszał maruderów wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.
Z jego doświadczeń wynika, że e-Doręczenia są chętniej stosowane tam, gdzie więcej jednostek ma wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów czyli EZD RP. – Bez pełnego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów trudno wymagać od absolutnie wszystkich podmiotów, pod groźbą sankcji, wdrożenia e-Doręczeń – tłumaczył wiceminister.
Z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD RP) mogą bezpłatnie korzystać wszystkie jednostki publiczne, w tym urzędy. EZD RP jest rozwijany przez Ministerstwo Cyfryzacji i NASK, w ramach środków z Krajowego Planu Odbudowy.