W polskim systemie zwolnienie lekarskie może zostać wystawione z datą wsteczną – co do zasady do trzech dni przed dniem badania, jeśli lekarz uzna, że pacjent był w tym czasie niezdolny do pracy (wyjątkiem są zwolnienia psychiatryczne, gdzie lekarz może wystawić L4 wstecz na dłuższy okres). W praktyce oznacza to, że pracownik może zniknąć z grafiku z dnia na dzień, a formalne usprawiedliwienie pojawia się dopiero po czasie. Eksperci zwracają uwagę, że wsteczne L4 dezorganizuje pracę firm.
Wsteczne L4 utrudnia pracę firm
– Dla pracodawcy problemem nie jest samo L4, tylko brak informacji w momencie, gdy firma musi podjąć decyzję operacyjną: kto przejmuje zmianę, czy uruchamiamy zastępstwo, czy przesuwamy ludzi między liniami – podkreśla Mikołaj Zając, prezes Conperio, firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowej.
– Jeśli pracownik znika w piątek, a zwolnienie pojawia się dopiero w poniedziałek, to w wielu branżach straty są natychmiastowe i nieodwracalne – dodaje.
Ekspert wskazuje, że największe ryzyko dla organizacji nie wynika z długich zwolnień, które da się zaplanować i „obudować” procesowo. Najbardziej destrukcyjne są krótkie absencje (1–3 dni), o których pracodawca dowiaduje się po fakcie – szczególnie wtedy, gdy nakładają się na weekend, okresy szczytu lub końcówkę miesiąca. W takich sytuacjach pojawia się klasyczny efekt domina: brak jednej osoby w zespole wymusza nadgodziny, przesunięcia między zmianami, przeciążenie pozostałych pracowników i spadek jakości. W produkcji i logistyce oznacza to ryzyko zatrzymania procesu lub niedoboru ludzi do obsady krytycznych stanowisk. W handlu i usługach przekłada się na dłuższe kolejki, spadek standardu obsługi i większą liczbę reklamacji.
Conperio zwraca uwagę, że części tych strat nie daje się „odrobić” w kolejnych dniach. Jeśli nie obsłużono zmiany, nie zrealizowano wysyłki lub nie zamknięto procesu na czas, koszt pozostaje w firmie, niezależnie od tego, czy zwolnienie było zasadne.
Kluczowe poinformowanie przełożonego
Według Conperio ograniczenie kosztów chaosu wywołanego L4 wstecznym nie wymaga rewolucji w prawie do zwolnień, ale doprecyzowania zasad komunikacji i zarządzania absencją. Kluczowy jest obowiązek niezwłocznego poinformowania przełożonego o nieobecności, najlepiej przed rozpoczęciem pracy w dniu absencji – nawet jeśli zwolnienie formalnie pojawi się dopiero po wizycie. Taka informacja pozwala firmie zadziałać natychmiast: uruchomić zastępstwo, zmienić obsadę zmiany, przesunąć ludzi lub przeorganizować zadania.
– W wielu organizacjach największą luką nie jest brak procedur, tylko brak szybkiej informacji. Absencja staje się problemem operacyjnym, kiedy firma dowiaduje się o niej po czasie – podkreśla Mikołaj Zając.
– Jeśli chcemy ograniczać koszty absencji, musimy zarządzać nią jak procesem: na poziomie zespołu, konkretnego stanowiska i powtarzalnych wzorców, a nie tylko wskaźników w Excelu – dodaje.
W niedawnym sondażu przeprowadzonym przez SW Research dla “Wprost” co piąty Polak (20,7 proc.) przyznał, że zdarzyło mu się wziąć naciągane L4. 75,3 proc. respondentów zadeklarowało, że taka sytuacja nigdy nie miała miejsca.