Od 28 stycznia obowiązuje nowelizacja ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, która zmienia sposób działania nie tylko samych spółdzielni, ale też całego otoczenia związanego z ich funkcjonowaniem. Nowe przepisy dotyczą organów spółdzielni, przedsiębiorców mających w nich lokale, zarządców nieruchomości, kancelarii prawnych oraz firm zajmujących się obsługą zebrań i głosowań.
Ważne zmiany
Zmiany mają przede wszystkim charakter organizacyjny. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania wzorów pełnomocnictw, regulaminów walnych zgromadzeń oraz procedur związanych z weryfikacją uczestników. Zaniedbania formalne mogą dziś stać się podstawą do podważania uchwał, dlatego poprawność dokumentów zyskuje jeszcze większe znaczenie.
Jedna z najważniejszych zmian dotyczy pełnomocnictw udzielanych przez członków będących osobami fizycznymi. Obecnie pełnomocnikiem może zostać wyłącznie osoba bliska, z wyłączeniem osób pozostających faktycznie we wspólnym pożyciu, a także adwokat, radca prawny lub inny członek tej samej spółdzielni. Oznacza to, że pracownicy firm czy stali współpracownicy spoza ustawowo wskazanego katalogu nie mają prawa głosu na podstawie takiego umocowania. Pełnomocnictwa, które nie spełniają nowych wymogów, tracą skuteczność bez konieczności ich formalnego odwoływania.
Jeśli pełnomocnikiem ma być osoba bliska, wymagane jest dodatkowe oświadczenie potwierdzające ten status. Składa się je pod rygorem odpowiedzialności karnej, a za złożenie nieprawdziwego oświadczenia grozi grzywna. Istotna jest także data doręczenia dokumentów. Pełnomocnictwo musi trafić do spółdzielni najpóźniej trzy dni przed walnym zgromadzeniem albo jego pierwszą częścią. To oznacza konieczność wcześniejszego przygotowania dokumentacji, szczególnie w przypadku podmiotów zarządzających większą liczbą lokali.
Nowelizacja przewiduje też zakaz głosowania przez pełnomocnika w sprawach wyboru oraz odwołania członków zarządu i rady nadzorczej. W takich przypadkach głos można oddać wyłącznie osobiście. Dodatkowo spółdzielnie zostały wyłączone z rozwiązań pozwalających na zdalne posiedzenia i głosowania w trybie covidowym, co kończy praktykę głosowań obiegowych zamiast stacjonarnego walnego zgromadzenia.
Nowe procedury
Zmiany obejmują również procedury wyodrębniania lokali. Jeśli spółdzielnia pozostaje bezczynna, możliwe jest skierowanie sprawy do sądu, w tym wystąpienie z powództwem o zobowiązanie do złożenia oświadczenia woli. Doprecyzowano również zasady dochodzenia roszczeń dotyczących przeniesienia własności gruntu przyległego do budynku. W takich sprawach konieczne jest prawidłowe oznaczenie właścicieli oraz zarządu działającego w ich imieniu.
Nowe przepisy rozszerzyły również katalog podmiotów, które mogą działać jako społeczna agencja najmu. Taką funkcję może teraz pełnić także spółdzielnia mieszkaniowa na podstawie umowy zawartej z gminą. To otwiera nowe możliwości współpracy przy udostępnianiu lokali. Całość zmian oznacza dla spółdzielni konieczność gruntownego przeglądu procedur, dokumentów i zasad organizacji walnych zgromadzeń. Im większy formalizm, tym większe znaczenie ma prawidłowe przygotowanie każdej czynności.