Od początku roku obowiązują nowe zasady ustalania stażu pracy, a zainteresowanie nimi okazało się ogromne. Do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynęły już setki tysięcy wniosków o wydanie zaświadczeń potwierdzających okresy pracy i ubezpieczenia. Zmiana przepisów sprawiła, że do stażu pracy można dziś doliczyć nie tylko zatrudnienie na etacie, ale także lata przepracowane na umowach zlecenia, w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej oraz okresy pracy za granicą. Dla wielu osób oznacza to możliwość ubiegania się o należne pieniądze i inne uprawnienia, ale pod jednym warunkiem – trzeba zdobyć odpowiedni dokument z ZUS i przekazać go pracodawcy.
Nowe przepisy
Nowe przepisy zmieniają sposób liczenia stażu pracy w sposób, na który czekało wiele osób. Dotąd liczyły się głównie lata przepracowane na podstawie umowy o pracę. Inne formy aktywności zawodowej w wielu przypadkach nie wpływały na formalny staż, nawet jeśli ktoś przez lata pracował i zdobywał doświadczenie. Teraz ma się to zmienić. W instytucjach publicznych nowe zasady już obowiązują, a w sektorze prywatnym mają zacząć działać od maja.
Zmiana przekłada się na konkretne korzyści. Jedną z najważniejszych jest możliwość uzyskania dłuższego urlopu wypoczynkowego. Po osiągnięciu odpowiedniego stażu pracownik może zyskać prawo do 26 dni urlopu rocznie zamiast 20. Oznacza to nawet sześć dodatkowych dni wolnych. Znaczenie mają także dodatki stażowe funkcjonujące w wielu instytucjach publicznych i części firm prywatnych. Po przekroczeniu określonego progu stażu pensja zasadnicza może wzrosnąć, czasem o kilkaset złotych miesięcznie. Dodatkowo tam, gdzie obowiązują nagrody jubileuszowe, doliczenie nowych okresów pracy może przyspieszyć wypłatę kolejnego świadczenia nawet o kilka lat.
Nowe zasady nie działają jednak automatycznie. Aby dodatkowe okresy aktywności zawodowej zostały uwzględnione, pracownik musi je formalnie potwierdzić. Kluczowym dokumentem jest zaświadczenie wydawane przez ZUS. Dopiero po jego przedstawieniu pracodawca może przeliczyć staż pracy na nowych zasadach i przyznać dodatkowe uprawnienia. Resort rodziny wskazuje, że najlepiej uzyskać jedno zbiorcze zaświadczenie obejmujące wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Taki dokument ma ułatwiać pracę działom kadr i ograniczać ryzyko pomyłek.
Jeżeli Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie ma pełnych danych, pracownik może zostać poproszony o dostarczenie dodatkowych dokumentów. Mogą to być umowy, decyzje administracyjne albo inne zaświadczenia potwierdzające okresy zatrudnienia czy prowadzenia działalności. W takich sytuacjach ZUS prowadzi postępowanie wyjaśniające, a to może wydłużyć całą procedurę.
Zaświadczenie z ZUS
Sam proces uzyskania zaświadczenia opiera się na danych zgromadzonych przez ZUS. Trzeba złożyć odpowiedni wniosek, na podstawie którego instytucja weryfikuje okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Po zakończeniu analizy wydawane jest zaświadczenie zawierające potwierdzone okresy aktywności zawodowej. Eksperci zwracają uwagę, że dokładne wypełnienie wniosku ma duże znaczenie, bo im bardziej kompletne dane, tym łatwiej uniknąć dodatkowych wyjaśnień.
Wniosek można złożyć elektronicznie przez konto w ZUS. Po zalogowaniu trzeba wejść w zakładkę „Usługi” i wybrać pozycję „Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczania okresów do stażu pracy”. Formularz jest częściowo uzupełniony danymi użytkownika, więc pozostaje sprawdzić poprawność informacji, dopisać brakujące dane i wysłać dokument elektronicznie.
Zainteresowanie zmianą jest bardzo duże. Do ZUS wpłynęło już ponad 400 tys. wniosków o wydanie zaświadczeń. To pokazuje, jak wiele osób przez lata pracowało w formach, które wcześniej nie były uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy. Terminy mają przy tym duże znaczenie. W instytucjach publicznych nowe przepisy obowiązują od stycznia 2026 roku, a w sektorze prywatnym zaczną działać od maja. Jeśli pracownik nie dostarczy zaświadczenia, pracodawca nie będzie mógł doliczyć nowych okresów. W praktyce może to oznaczać brak prawa do wyższego dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej albo dłuższego urlopu. Dlatego im szybciej zostaną złożone dokumenty, tym szybciej będzie można skorzystać z nowych uprawnień.
FAQ – staż pracy po zmianach w 2026 r.
Czy muszę składać jakiś wniosek, żeby zlecenie lub B2B wliczyły się do stażu pracy?
Tak. Pracodawca nie „widzi” automatycznie twoich dawnych zleceń czy działalności. Trzeba dostarczyć mu dokumenty potwierdzające te okresy (np. zaświadczenie stażowe z ZUS, dokumenty z CEIDG, umowy) i złożyć wniosek o przeliczenie stażu pracy.
Czy okres pracy na zleceniu zawsze liczy się do stażu urlopowego?
Nie każdy. Co do zasady wliczane są te umowy zlecenia (i podobne), od których odprowadzano składki emerytalno‑rentowe. Jeżeli zlecenie było „bez ZUS” i nie spełnia warunków z ustawy, może nie zostać zaliczone.
Czy działalność gospodarcza i B2B liczą się także do stażu u konkretnego pracodawcy (np. do wypowiedzenia)?
Automatycznie – nie. Zasadniczo zwiększają ogólny staż pracy. Do stażu zakładowego dolicza się je tylko wtedy, gdy w tym okresie faktycznie świadczyłeś pracę na rzecz obecnego pracodawcy i potrafisz to udokumentować (np. fakturami).
Jak udokumentować pracę za granicą, żeby liczyła się do stażu?
Najczęściej potrzebne są: umowy, zaświadczenia z zagranicznego systemu ubezpieczeń, potwierdzenia opłacania składek/podatków, ewentualnie zaświadczenia pracodawcy. Na tej podstawie pracodawca, a w razie sporu sąd, ocenia, czy okres spełnia warunki do zaliczenia.
Od kiedy dostanę 26 dni urlopu po doliczeniu zleceń i B2B?
Od momentu, w którym – po zsumowaniu wszystkich okresów – przekroczysz 10 lat stażu pracy i pracodawca dokona przeliczenia na podstawie przedstawionych dokumentów. Prawo do 26 dni urlopu działa „na przyszłość”; zazwyczaj nie ma obowiązku wyrównywania już wykorzystanego urlopu według starego wymiaru.