Dla pracowników, którzy nadal mają niewykorzystane dni urlopowe z 2025 roku, końcówka września jest szczególnie ważna. Zgodnie z przepisami zaległy urlop powinien zostać udzielony najpóźniej 30 września 2026 roku. Termin dotyczy jednak rozpoczęcia wypoczynku, a nie jego zakończenia. To oznacza, że część urlopu może przypadać już w październiku.
30 września to graniczny termin
Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracownika zatrudnionego na umowie o pracę. Co do zasady powinien zostać wykorzystany w roku, za który przysługuje. Jeżeli tak się nie stanie, niewykorzystane dni stają się urlopem zaległym i przechodzą na kolejny rok.
– Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, a prawa tego pracownik nie może się zrzec. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – wyjaśnia w rozmowie z „Wprost” Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
W przypadku dni niewykorzystanych za 2025 rok termin na udzielenie zaległego urlopu upływa 30 września 2026 roku. To właśnie ta data powinna zwrócić uwagę zarówno pracowników, jak i pracodawców.
Urlop może trwać również w październiku
Wokół daty 30 września często pojawia się nieporozumienie. Nie chodzi o to, aby pracownik zakończył cały zaległy urlop dokładnie tego dnia. Kluczowe jest rozpoczęcie wypoczynku najpóźniej 30 września.
– Warto podkreślić, że zaległy urlop pracownik musi wykorzystać. Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu ani porozumienia z pracownikiem w tym zakresie. Termin 30 września jest ostateczny, jednak do spełnienia obowiązku wystarczy, aby pracownik rozpoczął urlop w ostatnim dniu miesiąca – tłumaczy ekspert z inFaktu.
Ekwiwalent za zaległy urlop. Tylko w określonej sytuacji
Pracownik nie może zrezygnować z urlopu wypoczynkowego w zamian za dodatkową wypłatę. Jeżeli nadal jest zatrudniony, podstawową formą realizacji tego prawa pozostaje udzielenie mu dni wolnych.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wiąże się co do zasady z zakończeniem stosunku pracy. Samo porozumienie między pracownikiem a pracodawcą nie może więc zastąpić obowiązku udzielenia zaległego wypoczynku.
Pracodawca może zapłacić nawet 30 tys. zł
Niedopilnowanie zaległego urlopu nie jest wyłącznie kwestią organizacyjną. Za naruszenie przepisów dotyczących urlopu wypoczynkowego pracodawcy może grozić grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł.
W praktyce oznacza to, że przed upływem wrześniowego terminu warto sprawdzić, czy pracownicy mają jeszcze niewykorzystane dni z 2025 roku i czy ich urlopy zostały odpowiednio zaplanowane. Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca może mieć podstawę do wykazania, że nie mógł udzielić urlopu w terminie.
– Przykład, proszę bardzo, jeśli pracownik ma jeszcze 10 dni urlopu za 2025 r. i pracuje od poniedziałku do piątku, udzielenie urlopu w terminie 30.09–11.10.2026 r. będzie prawidłowe i pozwoli uniknąć kary. Przepisy przewidują również sytuacje wyłączające odpowiedzialność pracodawcy, takie jak choroba pracownika czy urlop macierzyński – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Dla pracowników najważniejsza informacja jest więc prosta: zaległy urlop za 2025 rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września 2026 roku. Nie oznacza to konieczności zakończenia wypoczynku tego samego dnia.