Błąd podczas przesyłania dokumentów do KSeF może mieć poważne skutki podatkowe. Pokazuje to interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotycząca firmy, która prawidłowo wystawiła i przekazała kontrahentom faktury poza systemem, a później podczas testów integracji ponownie przesłała te same dane do KSeF.
Skala pomyłki była duża. Do systemu trafiło łącznie 2568 dokumentów. KSeF je przyjął i nadał im numery, w efekcie czego ta sama sprzedaż została udokumentowana po raz drugi. Podatnik argumentował, że była to wyłącznie techniczna pomyłka, a transakcje zostały już wcześniej prawidłowo udokumentowane i rozliczone.
Zdublowana faktura w KSeF. Nie można jej usunąć
Dyrektor KIS nie zgodził się jednak z podejściem, zgodnie z którym dokumenty można byłoby pozostawić w systemie bez dalszych działań. Faktura przesłana do KSeF wywołuje takie same konsekwencje jak każda inna faktura. Po nadaniu numeru staje się dokumentem prawnym, wchodzi do obrotu gospodarczego i jest uznawana za otrzymaną przez nabywcę.
Problem polega na tym, że KSeF nie daje możliwości anulowania, usunięcia ani edycji faktury, która została już przekazana kontrahentowi. Jeżeli dokument trafił do systemu przez pomyłkę lub zawiera błąd, podatnik musi wystawić fakturę korygującą. Korekta również musi zostać wystawiona w KSeF.
Fiskus może zażądać VAT dwa razy
Szczególnie istotne są konsekwencje podatkowe zdublowania dokumentu. Jeżeli ta sama opodatkowana transakcja zostanie potwierdzona dwiema fakturami, co do zasady podatnik może być zobowiązany do zapłaty podatku wynikającego z obu dokumentów.
W opisanym przypadku sprzedaż została najpierw prawidłowo udokumentowana i rozliczona fakturami wystawionymi poza KSeF. Późniejsze przesłanie tych samych danych do systemu stworzyło jednak drugi komplet dokumentów, które z punktu widzenia przepisów funkcjonują jako kolejne faktury sprzedaży.
Faktury trzeba skorygować „do zera”
Pozostawienie zdublowanych dokumentów bez reakcji wiązałoby się więc z ryzykiem zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT i żądania zapłaty podatku po raz drugi. Dyrektor KIS wskazał rozwiązanie: faktury wprowadzone omyłkowo do KSeF należy skorygować „do zera”, podając ich numery identyfikacyjne w systemie.
Interpretacja pokazuje jednocześnie, że techniczny charakter pomyłki nie zwalnia z obowiązku jej formalnego naprawienia. Dotyczy to również sytuacji, w której błąd powstał podczas testów integracji, obejmuje setki lub tysiące dokumentów albo wydarzył się przed terminem obowiązkowego korzystania z KSeF przez danego podatnika.
KSeF nie naprawi błędu za przedsiębiorcę
System nie zmienia podstawowych zasad fakturowania. Faktura ustrukturyzowana nadal musi spełniać wymagania ustawy o VAT, a miejsce jej wystawienia nie zmienia odpowiedzialności podatnika. Również błędy wynikające wyłącznie z kwestii technicznych wymagają wystawienia korekty.
Autorzy materiału zwracają uwagę, że pierwsze miesiące obowiązkowego KSeF ujawniają ryzyka, które wcześniej mogły być trudne do przewidzenia. Dlatego firmy powinny uporządkować procesy związane z wystawianiem faktur tak, aby ograniczyć możliwość pomyłek i wiedzieć, jak zareagować, gdy błędny dokument trafi już do systemu.