Od 1 lutego 2026 roku obowiązują przepisy określające, w jakich sytuacjach nie trzeba wystawiać faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Zasady te zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 roku. Dokument określa także przypadki, w których mimo braku obowiązku nadal można wystawić fakturę ustrukturyzowaną.
Faktury w KSeF
Podstawą do wydania rozporządzenia jest art. 106s ustawy o VAT, który również wszedł w życie 1 lutego 2026 roku razem z przepisami dotyczącymi obowiązkowego modelu KSeF. Zgodnie z tym upoważnieniem minister właściwy do spraw finansów publicznych może wskazać przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których faktura ustrukturyzowana nie jest obowiązkowa, a także sytuacje, gdy mimo braku takiego obowiązku można się nią posłużyć. Przy określaniu tych wyjątków uwzględniono specyfikę niektórych rodzajów działalności, konieczność zachowania szczególnych sposobów dokumentowania czynności, możliwości techniczno-organizacyjne oraz potrzebę przeciwdziałania nadużyciom.
Ministerstwo Finansów poinformowało 30 stycznia 2026 roku, że zakończono wszystkie prace związane z przygotowaniem KSeF 2.0 do uruchomienia 1 lutego 2026 roku. Jak wskazano, testy potwierdziły wymagania funkcjonalne i techniczne, odporność systemu na obciążenia oraz spełnienie wymogów bezpieczeństwa. Resort podkreślił również, że system został wdrożony zgodnie z harmonogramem i jest gotowy do bieżącej obsługi użytkowników.
Nowe rozporządzenie wskazuje sześć głównych przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to świadczenia usług przejazdu autostradą płatną udokumentowanych fakturami o węższym zakresie danych, usług przewozu osób na dowolną odległość udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, a także usług związanych z kontrolą i nadzorem ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe i które są dokumentowane fakturami wystawianymi miesięcznie przez Centralne Biuro Opłat Trasowych EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
Wyłączenia z obowiązku
Z obowiązku wyłączono również świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT, jeśli są dokumentowane fakturami zawierającymi węższy zakres danych. Kolejne przypadki dotyczą dostaw towarów i świadczenia usług dokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru NIP, a także sytuacji, gdy sam podatnik upoważniający nabywcę do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz również nie jest zidentyfikowany dla tej czynności za pomocą NIP.
Rozporządzenie wskazuje jednocześnie przypadek, w którym mimo braku obowiązku fakturę ustrukturyzowaną nadal można wystawić. Chodzi o sytuację określoną w § 3, czyli wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, gdy nabywca wystawiający faktury zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej niż Polska, przy użyciu numeru wskazanego w ustawie.
Nowe zasady pokazują, że choć obowiązkowy KSeF ruszył od 1 lutego 2026 roku, nie wszystkie transakcje muszą być dokumentowane w tym samym modelu. Rozporządzenie porządkuje wyjątki i wskazuje, kiedy faktura ustrukturyzowana nie jest wymagana, a kiedy może zostać wystawiona mimo braku takiego obowiązku.