System Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał uprościć rozliczenia, jednak w praktyce przysparza firmom nowych wyzwań. Zdarza się, że sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną, księguje ją w swoim systemie, uznając za poprawną, po czym otrzymuje informację o jej odrzuceniu. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 zaleca w takiej sytuacji ponowną wysyłkę dokumentu.
Błąd w KSeF
Problem polega na tym, że zanim informatycy ustalą przyczynę błędu, faktura bywa już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń oraz raportowania. Jak wskazuje Tomasz Groszyk, starszy menedżer w zespole Business & Digital Services w Crido, dezorganizuje to pracę działów IT i księgowości. Choć przypadki nie są masowe, potrafią skutecznie zakłócić obieg dokumentów.
Dlaczego KSeF odrzuca faktury? Jedną z przyczyn może być nieprawidłowe kodowanie plików XML. Nawet niewidoczne w edytorze bajty mogą zablokować proces, w którym krążą dokumenty o wartości setek tysięcy złotych miesięcznie. Resort finansów wskazuje również na inne powody, takie jak wpisanie przyszłej daty wystawienia czy brak wymaganych pól. W efekcie dokument nie otrzymuje numeru KSeF i jest uznawany za nieistniejący.
Ministerstwo rekomenduje wdrożenie w systemach fakturowania mechanizmów weryfikujących zgodność plików XML ze strukturą logiczną przed ich wysłaniem. Ma to ograniczyć liczbę odrzuceń. Eksperci podkreślają jednak, że problemy mogą się nasilić w marcu, gdy przedsiębiorcy prześlą pliki JPK_VAT za pierwszy miesiąc obowiązywania KSeF. Jeśli faktura widnieje w systemie ERP, ale nie ma jej w KSeF, powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą potraktować jako sygnał ryzyka.
Kolejne wyzwania mogą pojawić się w kwietniu, gdy do systemu przystąpi większa grupa firm. Dodatkowo nadal występuje zjawisko tzw. „faktur widmo”. Dokument może nie zostać odrzucony, ale nabywca go nie zobaczy. Przykładem jest sytuacja, gdy faktura zostanie wystawiona na numer VAT-UE, a przedsiębiorca loguje się do systemu krajowym NIP. Wówczas dokument znajduje się w KSeF, lecz pozostaje niewidoczny dla odbiorcy.