Przedsiębiorcy korzystający z paragonów z NIP przy rozliczaniu niewielkich firmowych zakupów muszą przygotować się na zmianę. Obecnie taki dokument, jeżeli spełnia określone warunki, może być traktowany jako faktura uproszczona. Rozwiązanie pozostanie dostępne jeszcze przez cały 2026 rok.
Dotyczy to m.in. zakupów paliwa, artykułów biurowych czy niewielkiego wyposażenia. Jeśli transakcja mieści się w przewidzianym limicie, przedsiębiorca nie musi obecnie prosić sprzedawcy o wystawienie standardowej faktury. Wystarcza odpowiednio przygotowany paragon.
Paragon z NIP od 2027 roku na nowych zasadach
Jak informuje Krajowa Administracja Skarbowa, obecnie paragon zawierający NIP nabywcy i wystawiony na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro jest traktowany jako faktura uproszczona. Dzięki temu może zastępować przy drobnych firmowych zakupach standardową fakturę.
Ta zasada ma obowiązywać tylko do końca 2026 roku. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów przywołanymi w materiale od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nie będzie już traktowany w ten sposób. Zmiana jest związana z zasadami funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur.
NIP nadal będzie można umieścić na paragonie
Nowe zasady nie oznaczają całkowitego zniknięcia paragonów zawierających numer identyfikacji podatkowej przedsiębiorcy. Po 1 stycznia 2027 r. nadal będzie można umieścić NIP nabywcy na takim dokumencie. Zmieni się natomiast jego znaczenie przy dokumentowaniu firmowych zakupów.
Do końca 2026 r. przedsiębiorca przy zakupie do 450 zł lub 100 euro może korzystać z rozwiązania, w którym paragon z NIP pełni funkcję faktury uproszczonej. Od początku kolejnego roku samo umieszczenie numeru NIP na paragonie nie będzie już oznaczało, że dokument ma taki status.
KSeF zmieni sposób obsługi faktur
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty są przygotowywane według określonego wzoru i trafiają do systemu w jednolitej formie. Każda faktura otrzymuje własny numer identyfikacyjny.
Przedsiębiorca może dzięki temu znaleźć dokument w systemie bez konieczności przechowywania jego papierowego egzemplarza. KSeF zapewnia również dostęp do wcześniejszych faktur zgromadzonych w jednym miejscu.
Paragony fiskalne nie znikną
Ministerstwo Finansów podkreśla jednocześnie, że KSeF nie służy do wystawiania paragonów fiskalnych. Sprzedaż rejestrowana przy użyciu kasy fiskalnej będzie więc nadal funkcjonowała, a klient dokonujący zwykłych zakupów w dalszym ciągu otrzyma paragon.
Zmiana od 1 stycznia 2027 r. dotyczy zatem konkretnej funkcji paragonu z NIP wykorzystywanej przez przedsiębiorców. Dokument nadal będzie mógł zawierać NIP nabywcy, ale nie będzie już traktowany jako faktura uproszczona. Dla firm oznacza to zmianę dotychczasowego sposobu dokumentowania drobnych zakupów.