Od 28 stycznia obowiązuje nowelizacja ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych (u.s.m.), która zmienia sposób funkcjonowania całego otoczenia gospodarczego spółdzielni. Korekty dotyczą nie tylko organów spółdzielni, ale także przedsiębiorców posiadających w nich lokale, zarządców nieruchomości, kancelarii prawnych oraz firm obsługujących zebrania i głosowania.
Zmiany mają charakter operacyjny. Konieczna jest aktualizacja wzorów pełnomocnictw, regulaminów walnych zgromadzeń oraz procedur weryfikacji uczestników. Uchybienia formalne mogą dziś stać się podstawą do podważenia uchwał.
Pełnomocnik tylko z określonej listy
Najważniejsza modyfikacja dotyczy zasad udzielania pełnomocnictw przez członków będących osobami fizycznymi. Obecnie pełnomocnikiem może być wyłącznie osoba bliska (z wyłączeniem osób pozostających faktycznie we wspólnym pożyciu), adwokat lub radca prawny albo inny członek tej samej spółdzielni.
Pełnomocnictwa udzielone pracownikom firm czy stałym współpracownikom spoza ustawowego katalogu nie dają prawa głosu. Dokumenty niespełniające nowych wymogów tracą skuteczność bez potrzeby ich formalnego odwoływania.
W przypadku osoby bliskiej wymagane jest dodatkowe oświadczenie potwierdzające ten status pod rygorem odpowiedzialności karnej. Za złożenie fałszywego oświadczenia grozi grzywna.
Termin i weryfikacja dokumentów
Pełnomocnictwo musi zostać doręczone spółdzielni najpóźniej trzy dni przed walnym zgromadzeniem lub jego pierwszą częścią. Oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania dokumentów, zwłaszcza dla podmiotów zarządzających wieloma lokalami.
Nowe przepisy nie obejmują członków działających w formie spółek prawa handlowego – w ich przypadku nadal obowiązują zasady reprezentacji wynikające z przepisów i dokumentów rejestrowych.
Nieprawidłowe umocowanie osoby głosującej może prowadzić do zaskarżenia uchwały jako sprzecznej z ustawą. Sąd w pierwszej kolejności bada zgodność pełnomocnictwa z przepisami.
Bez pełnomocnika przy wyborze władz
Nowelizacja wprowadza zakaz głosowania przez pełnomocnika w sprawach wyboru i odwołania członków zarządu oraz rady nadzorczej. W takich kwestiach głos można oddać wyłącznie osobiście.
Jednocześnie spółdzielnie zostały wyłączone z rozwiązań umożliwiających zdalne posiedzenia i głosowania w trybie covidowym. Oznacza to koniec praktyki głosowań obiegowych zamiast stacjonarnego walnego zgromadzenia.
Przekształcenia lokali i gruntów
Zmiany obejmują również procedury wyodrębniania lokali. W przypadku bezczynności spółdzielni możliwe jest skierowanie sprawy do sądu, w tym powództwo o zobowiązanie do złożenia oświadczenia woli. Ma to znaczenie dla przedsiębiorców posiadających lokale użytkowe.
Nowelizacja doprecyzowuje też zasady dochodzenia roszczeń dotyczących przeniesienia własności gruntu przyległego do budynku. W pozwach konieczne jest prawidłowe oznaczenie właścicieli i zarządu działającego w ich imieniu.
Nowe modele współpracy
Rozszerzono katalog podmiotów mogących działać jako społeczna agencja najmu. Funkcję tę może pełnić również spółdzielnia mieszkaniowa na podstawie umowy z gminą, co otwiera nowe możliwości współpracy przy udostępnianiu lokali.
Nowe regulacje wymagają kompleksowego przeglądu procedur, dokumentacji i zasad obsługi walnych zgromadzeń. Większy formalizm oznacza większe znaczenie poprawności dokumentów – od niej zależy bezpieczeństwo prawne spółdzielni i ich członków.