W założeniu KSeF miał uprościć i uporządkować obieg dokumentów. Póki co jednak, dla wielu podmiotów oznacza zwiększenie liczby dokumentów, większą złożoność procesów i konieczność dostosowania systemów informatycznych do indywidualnych praktyk każdego wystawcy. Jak pisze „Dziennik Gazeta Prawna”, największe wyzwania nie wynikają z samej idei e-faktury, lecz z braku jednolitych standardów w zakresie sposobu wystawiania faktur. To powoduje chaos operacyjny u odbiorców, co szczególnie widać na przykładzie spółdzielni mieszkaniowych.
Część dostawców energii elektrycznej zdecydowała się wystawiać faktury w KSeF osobno dla każdego punktu poboru energii. W efekcie spółdzielnia, która dotychczas otrzymywała jedną fakturę zbiorczą, dziś otrzymuje nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, co oznacza wielokrotnie więcej dokumentów do zaciągnięcia, dekretacji i kontroli.
Spółdzielnia mieszkaniowa zasypana fakturami
Dziennik publikuje fragmenty listu, który otrzymał od księgowej jednej ze spółdzielni mieszkaniowej. – Jesteśmy niedużą spółdzielnią mieszkaniową, która zarządza ponad 40 budynkami mieszkalnymi. Otrzymujemy faktury za energię elektryczną z dwóch źródeł: z Enea S.A. (która wystawia faktury za prąd oraz za usługi obejmujące energię elektryczną i dystrybucję) oraz Enea Operator S.A. (za dystrybucję energii). Do tej pory otrzymywaliśmy kilka, maksymalnie 10 szt. faktur za te usługi. Kilka dni temu dostaliśmy 170 sztuk faktur wystawionych w KSeF – napisała księgowa.
Kwoty na tych fakturach są w większości rzędu od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych, a więc nieduże, za to roboty z ich zaksięgowaniem – huk. – A proszę sobie wyobrazić, ile faktur otrzymały duże spółdzielnie mieszkaniowe, mające setki lub tysiące punktów poboru – dodaje księgowa.
W jej ocenie za kolejne miesiące liczba faktur jeszcze się powiększy.
Pojawienie się problemu potwierdza Berenika Ratajczak, rzeczniczka prasowa spółki Enea. – Dostosowanie się do wymogów KSeF spowodowało zmianę sposobu fakturowania – rozliczenie dla każdego punktu poboru energii jest rejestrowane w systemie oddzielnie. Faktury obejmujące wcześniej wiele punktów poboru energii zostały podzielone na osobne dokumenty. Wcześniej mogły obejmować zbiorczo wiele punktów poboru. Teraz, aby zachować pełną zgodność z przepisami podatkowymi i wymaganiami systemu, każda faktura wystawiana jest dla pojedynczego punktu – mówi Ratajczak.