Koniec stycznia to kluczowy moment dla wielu pracowników planujących dłuższy urlop. Do 31 stycznia pracodawcy, którzy nie prowadzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, muszą podjąć i ogłosić decyzję dotyczącą wypłaty dodatku urlopowego. Chodzi o dobrowolne świadczenie pieniężne, które może wesprzeć zatrudnionych w czasie wypoczynku.
Obowiązek pracodawcy
Obowiązek poinformowania pracowników wynika z przepisów prawa pracy i dotyczy firm zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jeśli w przedsiębiorstwie nie funkcjonuje ZFŚS, pracodawca musi jasno wskazać, czy zdecyduje się na wypłatę świadczenia urlopowego, czy z niego zrezygnuje. Informacja ta powinna trafić do załogi najpóźniej do końca stycznia.
Świadczenie urlopowe, jeśli zostanie przyznane, musi być dostępne dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu pracy. Nie ma tu znaczenia ani staż pracy, ani zajmowane stanowisko. Warunkiem otrzymania dodatku jest skorzystanie z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 dni kalendarzowych. Wypłata powinna nastąpić przed rozpoczęciem urlopu.
Wysokość świadczenia
W 2026 roku obowiązują jasno określone limity wysokości świadczenia. Maksymalna kwota dodatku urlopowego nie może przekroczyć wysokości podstawowego odpisu na ZFŚS. Dla pracowników wykonujących pracę w normalnych warunkach limit wynosi 2 723,40 zł brutto. W przypadku osób zatrudnionych w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze maksymalna kwota świadczenia to 3 631,20 zł brutto. Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymują dodatek proporcjonalnie do etatu.
Jeżeli pracodawca nie planuje ani utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ani wypłaty świadczenia urlopowego, również musi o tym poinformować pracowników do końca stycznia. W firmach, w których nie obowiązuje układ zbiorowy pracy ani regulamin wynagradzania, informacja powinna zostać przekazana w sposób przyjęty w danym zakładzie – na przykład w formie obwieszczenia, komunikatu e-mailowego lub innego zwyczajowo stosowanego kanału.
Dla pracowników oznacza to, że już na początku roku powinni wiedzieć, czy mogą liczyć na dodatkowe środki związane z planowanym urlopem, czy też nie.