Rok 2026 jest dla pracodawców wyjątkowy ze względu nowe terminy rozliczeń z powodu cyfrowej księgowości oraz z powodu rewolucyjnych zasad wyliczania stażu pracy – miliony Polaków zyskały prawo do dłuższego urlopu dzięki nowemu statusowi umów cywiloprawnych.
Ale co z tego, skoro aż 66 proc. Polaków nie wykorzystuje w całości przysługującego im urlopu wypoczynkowego. Średnia liczba skumulowanych, niewykorzystanych dni wolnych przypadających na jedną taką osobę wynosi około 10 dni. Taka sytuacja nie może trwać w nieskończoność – grozi firmom konsekwencjami.
Zaległy urlop do problem pracodawców. Rośnie ilość skarg do PIP
Przepisy są jasne: urlop powinien być udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeśli stał się urlopem zaległym, trzeba go wykorzystać najpóźniej do końca września następnego roku. Po tym terminie pracodawcy popełniają już wykroczenie przeciwko prawom pracownika pozostawiając sprawę bez interwencji. Nieudzielenie pracownikowi urlopu jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od tysiąca do nawet 60 tysięcy zł.
Zbliżający się koniec września w 2026 roku jest ostatnim momentem na wykorzystanie dni urlopowych jeszcze z 2025 roku. Ten termin dotyczy momentu rozpoczęcia wypoczynku. Samo złożenie wniosku we wrześniu o urlop rozpoczynający się w październiku nie wystarczy.
Jeśli pracodawca odmawia udzielenia urlopu lub go unika, pracownik może złożyć skargę na działania firmy. W ciągu ostatnich sześciu lat do Państwowej Inspekcji Pracy wpłynęło blisko 7 tys. skarg dotyczących problematyki urlopów wypoczynkowych. Najwięcej było ich w 2021 roku, a najmniej – w 2023 roku.
Do końca lipca 2026 roku PIP zarejestrował około 800 skarg, co stanowi 54 proc. liczby skarg odnotowanych w poprzednim roku.
Zobowiązanie do wskazania terminu. Upomnienia, nagany, kary pieniężne
A co jeżeli pracownik nie chce iść we wrześniu na zaległy urlop? Według Sądu Najwyższego pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Podobnego zdania jest również resort pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy stoi jednak na stanowisku, że przymusowy urlop narusza prawa pracowników, więc pracodawca nie może jednostronnie narzucić ani terminu urlopu bieżącego, ani zaległego bez porozumienia z osobą zatrudnioną. A co w takim razie może?
Może jedynie zobowiązać pracownika do wskazania terminu zaległego wypoczynku, a unikanie współpracy w tym zakresie próbować rozwiązywać za pomocą przewidzianych prawem środków porządkowych: upomnień, nagan, kar pieniężnych.
Innymi słowy: pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.
Pracownik nie ma też co liczyć na zamianę urlopu w większe wynagrodzenie. W Polsce można dostać pieniądze zamiast niewykorzystanego urlopu, ale tylko w okresie wypowiedzenia.