Jak odzyskać nadpłacone składki ZUS? Nie przegap terminu

Kwestia nadpłat składek w ZUS jest złożona, a najczęściej wynika z błędu samego przedsiębiorcy, który na przykład opłaca składki jednocześnie z kilku tytułów. Trudno wyobrazić sobie, by przedsiębiorca sam z siebie płacił więcej niż powinien, a źródeł błędów można szukać także w niedokładnych obliczeniach księgowego czy osoby odpowiedzialnej za finanse firmy.

Kłopot w tym, że ZUS nie zwraca automatycznie nadpłaconych składek. Oczywiście w przypadku przekazania kwoty wyższej niż wymagana, przedsiębiorca może sam sprawdzić stan swojego konta ubezpieczeniowego w systemie PUE ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jedynie informuje o możliwej nadpłacie na naszym koncie raz na dwanaście miesięcy. Dzieje się to zazwyczaj na początku nowego roku kalendarzowego, odnosząc się do składek za rok poprzedni.

Skoro ZUS nie zwraca automatycznie nadpłaconych składek, to musimy zadbać sami o należne nam środki. Szczególnie, że te po przekroczeniu konkretnego okresu przepadają. Jak czytamy w art. 24 ust. 6g ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat.

Powyższy termin liczy się od dwóch momentów. Pierwszy to dzień otrzymania zawiadomienia o kwocie nienależnie pobranych składek. Czyli jest to moment, kiedy ZUS informuje nas o nadpłaconych składkach. Drugi wiążący warunek to moment opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia. W praktyce nadpłata składek ZUS dotycząca okresów sprzed 5 lat nie zostanie zwrócona.

Warto więc przynajmniej raz na kilka lat samodzielnie przeanalizować swoje konto albo zlecić to komuś, kto zna się na rozliczeniach z ZUS. Tym bardziej że ten może wydać decyzję stwierdzającą niepodleganie ubezpieczeniom społecznym, które sięgają 10, 15, a nawet 25 lat wstecz.

A to oznacza, że składki były płacone niepotrzebnie. Wszystkie zapłacone w tym okresie nie zostają zwrócone i przepadają oraz zasilają budżet ZUS. Im częstsze kontrole, tym lepiej dla naszego portfela.

Na początek warto upewnić się, że faktycznie zapłaciliśmy więcej niż powinniśmy. W tym celu wystarczy skorzystać z platformy PUE ZUS, gdzie znajdziemy szczegółowe informacje o wpłatach i rozliczeniach. Możemy również uzyskać szczegółowe dane, odwiedzając placówkę ZUS lub kontaktując się z nią telefonicznie.

Jak odzyskać nadpłacone składki ZUS? Kolejny krok to wyciąg z konta ZUS. Niezbędny będzie dokument zawierający historię wpłat i ewentualne saldo nadpłaty. Następnie należy wypełnić wniosek o zwrot nadpłaconych składek, konkretnie RZS-P. Ten jest dostępny do pobrania na stronie ZUS lub w placówkach stacjonarnych.

Potrzebne mogą być także dodatkowe dokumenty. W przypadku, kiedy nadpłata składek w ZUS powstała w wyniku błędu księgowej, warto załączyć odpowiednie wyjaśnienia, jak na przykład korektę dokumentów rozliczeniowych, umowy czy zaświadczenia. Takie dokumenty warto także dołączyć, kiedy doszło do zmiany podstawy wymiaru składek lub innej sytuacji.

Rozpatrzenie wniosku przez ZUS powinno nastąpić w ciągu 30 dni, taki jest również czas na zwrócenie nadpłaty. Co jednak istotne, jeżeli mamy zaległości wobec ZUS, to nadpłata składek zostanie zaliczona na ich poczet. Warto więc wcześniej sprawdzić, czy nie posiadamy nieuregulowanych składek.

Jednocześnie warto pamiętać, że przed złożeniem wniosku o zwrot należy złożyć korekty deklaracji rozliczeniowych, w których zostały wykazane nieprawidłowe wartości składek i odprowadzone do ZUS w takiej zawyżonej wysokości.

Co jeszcze istotne, kiedy otrzymujemy zwrot nadpłaconych składek, nie musimy korygować okresu, w którym doszło do nadpłaty. Zamiast tego, zwrot powinniśmy rozliczyć w okresie, w którym go otrzymaliśmy. Przykładowo, jeśli nadpłaciliśmy składki w 2024 roku, a zwrot otrzymaliśmy w 2025 roku, to uwzględniamy ten zwrot w rozliczeniu za 2025 rok.