Od 1 lutego 2026 r. w Polsce działa Krajowy System e-Faktur, który zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. System został wprowadzony etapami. Najpierw objął największe firmy, a od kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców. Wiele najmniejszych działalności nadal sprawdza jednak, czy od razu musi przejść na nowy model fakturowania.
Ministerstwo Finansów przygotowało wyjaśnienia dotyczące wyjątków i terminów. Wynika z nich, że do końca 2026 r. część podatników nadal może wystawiać faktury poza KSeF. Dotyczy to tych firm, które spełnią warunki związane z miesięcznym limitem sprzedaży na takich dokumentach.
Limit 10 tys. zł w KSeF. Dla kogo przewidziano ulgę
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. E-faktura ma postać pliku XML zgodnego z określonym wzorem i po przesłaniu do systemu otrzymuje unikalny numer. Odbiorca znajdujący się w systemie odnajduje ją właśnie w KSeF, gdzie dokument jest archiwizowany przez 10 lat.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. system stał się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców. Jednocześnie przewidziano wyjątek dla części najmniejszych firm.
Limit 10 tys. zł w KSeF. Kiedy można wystawiać faktury poza systemem
Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, czyli papierowo albo elektronicznie, jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł. To rozwiązanie ma ułatwić przejście do nowego systemu i dać najmniejszym firmom więcej czasu na przygotowanie się do zmian.
Jeśli jednak miesięczna wartość sprzedaży na tych fakturach przekroczy wskazany limit, przedsiębiorca musi przejść do KSeF począwszy od faktury, która ten próg przekroczy. Ministerstwo Finansów zaznacza przy tym, że odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w systemie nie zmienia zasad ich odbierania.
Limit 10 tys. zł w KSeF a obowiązki firm w 2026 roku
Resort finansów zachęca, by nie odkładać przygotowań do KSeF na ostatnią chwilę. Nawet jeśli przedsiębiorca korzysta z odroczenia i nadal wystawia dokumenty poza systemem, od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie faktur odbywa się już za pośrednictwem KSeF.
Wątpliwości budzi jednak to, jaką sprzedaż należy wliczać do limitu 10 tys. zł, a jaką pomijać. To oznacza, że próg całkowitej sprzedaży może w praktyce okazać się wyższy. W efekcie część firm może pozostać poza KSeF aż do końca 2026 r., a obowiązek wystawiania faktur w systemie obejmie je dopiero od 1 stycznia 2027 r.