Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się faktem i zaczyna realnie wpływać na rozliczenia firm. Wraz z jego wdrażaniem pojawiają się pierwsze wątpliwości dotyczące m.in. momentu odliczenia VAT.
– Jednym z najczęstszych problemów jest sytuacja, w której nabywca otrzymuje fakturę poza KSeF, a dokument dopiero po czasie trafia do systemu – zauważa Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Faktura poza systemem a moment odliczenia VAT
Wyobraźmy sobie typowy scenariusz z przełomu marca i kwietnia 2026 r. Przedsiębiorca otrzymuje 2 marca fakturę papierową – bez kodu QR i numeru KSeF, czyli w pełni tradycyjną. Dopiero miesiąc później dokument zostaje wprowadzony do systemu. Pojawia się kluczowe pytanie: kiedy powstaje prawo do odliczenia VAT?
– W takiej sytuacji prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje już w marcu, czyli w momencie faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, o ile spełnione są pozostałe przesłanki materialne. Sam fakt, że dokument został później wprowadzony do KSeF, nie powinien wpływać na to uprawnienie – tłumaczy Piotr Juszczyk.
Jak podkreśla ekspert, potwierdzają to również interpretacje skarbówki. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazywał, że samo wystawienie faktury poza KSeF nie pozbawia prawa do odliczenia VAT.
– W takim przypadku podatnik ujmuje fakturę w ewidencji VAT za marzec, a w pliku JPK oznacza ją jako fakturę poza KSeF. W okresie przejściowym będzie to oznaczenie właściwe dla dokumentów wystawionych poza systemem, czyli BFK – wyjaśnia ekspert podatkowy.
Błąd sprzedawcy a obowiązki nabywcy
Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedawca miał już obowiązek korzystania z KSeF, ale mimo to wystawił fakturę poza systemem i przekazał ją kontrahentowi.
– Jeśli taka faktura została faktycznie otrzymana przez nabywcę, prawo do odliczenia VAT również powstaje w tym momencie, przykładowo w kwietniu. W ewidencji JPK taka faktura powinna zostać oznaczona jako dokument wystawiony niezgodnie z obowiązkiem KSeF, a więc znacznik DI – wyjaśnia Juszczyk.
Tutaj może pojawić się konieczność późniejszego uporządkowania dokumentacji.
– W praktyce oznacza to korektę pliku JPK za okres pierwotnego odliczenia i zastąpienie oznaczenia faktury poza KSeF numerem KSeF. Nie zmienia się natomiast sam moment odliczenia podatku – ten pozostaje związany z faktycznym otrzymaniem faktury – mówi ekspert z inFakt.
Tryb offline i znaczenie numeru KSeF
Jeszcze inaczej należy traktować sytuację, gdy faktura została wystawiona poza KSeF w trybie offline, a następnie przekazana do systemu zgodnie z przepisami – zwykle następnego dnia roboczego.
– W takim przypadku momentem otrzymania faktury dla celów VAT będzie dopiero chwila nadania numeru KSeF. Dopiero wtedy nabywca uzyskuje prawo do odliczenia podatku naliczonego – tłumaczy Juszczyk.
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców:
-
jeśli faktura funkcjonuje poza KSeF i trafia do systemu z opóźnieniem – liczy się moment jej otrzymania, -
jeśli jest częścią standardowego procesu KSeF – decyduje moment nadania numeru w systemie.
Więcej pytań niż odpowiedzi
Eksperci nie mają wątpliwości, że podobne przypadki będą częste w pierwszych miesiącach działania systemu.
– Jeżeli natomiast faktura jest elementem standardowego procesu KSeF i zostaje przekazana do systemu w terminie, decydujące znaczenie ma moment nadania numeru KSeF – wyjaśnia.
Zdaniem eksperta rok 2026 to czas przejściowy – bez sankcji za błędy i z etapowym wdrażaniem systemu. To oznacza, że przedsiębiorcy muszą szczególnie uważnie analizować moment powstania prawa do odliczenia VAT i sposób ewidencjonowania dokumentów.