W Krajowym Systemie e-Faktur coraz mocniej widać problem, który uderza w codzienne rozliczenia firm. Chodzi o szybko rosnącą liczbę faktur korygujących. W systemie nie można bowiem poprawić ani edytować dokumentu, dlatego każdy błąd musi zostać naprawiony osobną korektą. W praktyce nawet drobna pomyłka przestaje być prostą zmianą techniczną i zamienia się w kolejne zdarzenie księgowe.
To oznacza więcej dokumentów, dłuższy obieg informacji i dodatkowe obciążenia po obu stronach transakcji. Źle wpisany rabat, błędna stawka VAT, pomyłka w ilości towaru albo jednostce miary – każdy z tych przypadków wymaga wystawienia nowej faktury korygującej. Dokument musi zostać przetworzony przez system, trafić do odbiorcy i zostać powiązany z fakturą pierwotną.
KSeF faktury korygujące wydłużają rozliczenia
Eksperci zwracają uwagę, że taki mechanizm wydłuża cały cykl rozliczeniowy. Kontrahenci, widząc niezgodności, coraz częściej wstrzymują płatności do czasu pełnego wyjaśnienia danych. Jedna pomyłka nie kończy się więc szybką poprawką, lecz przesuwa moment zapłaty nawet o wiele dni, a czasem tygodni.
Dodatkowym problemem jest brak not korygujących. Do 1 lutego 2026 r. nabywca mógł sam poprawić niektóre drobne błędy formalne, takie jak literówki w nazwie firmy, adresie czy innych podstawowych danych. Po zmianach każda taka pomyłka musi zostać obsłużona przez wystawcę w formie faktury korygującej, co wyraźnie zwiększa liczbę dokumentów w obiegu.
KSeF faktury korygujące zwiększają ryzyko zatorów
Według ekspertów część problemów wynika także z ograniczeń Aplikacji Podatnika KSeF. Darmowe narzędzie nie weryfikuje poprawności faktur nawet rachunkowo, ponieważ założono, że taką kontrolę zapewnią systemy komercyjne. W praktyce oznacza to, że mniejsi podatnicy, którzy korzystają bezpośrednio z aplikacji, częściej popełniają błędy, a to przekłada się na kolejne korekty.
Pojawia się też ryzykowna praktyka zerowania faktur i wystawiania ich od nowa. Eksperci podkreślają jednak, że takie rozwiązanie jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach, na przykład wtedy, gdy transakcja nie doszła do skutku albo dokument został wystawiony na błędny NIP. Przy błędach formalnych wystarczy zwykła korekta danych, a zerowanie może prowadzić do problemów podatkowych.
KSeF faktury korygujące zmieniają znaczenie faktury
Eksperci zauważają również, że KSeF rozdziela porządek podatkowy od biznesowego. Faktura ustrukturyzowana formalnie istnieje dopiero po nadaniu jej numeru KSeF, ale nie oznacza to automatycznie obowiązku zapłaty. Termin płatności nadal wynika z umowy między stronami, a nie z samej obecności dokumentu w systemie.
W praktyce może więc dojść do sytuacji, w której faktura jest prawidłowo wystawiona w KSeF, ale kontrahent i tak ją kwestionuje z powodu błędów w danych, cenie albo warunkach transakcji. Dopóki wszystko nie zostanie uzgodnione, pieniądze nie wpływają na konto. W efekcie KSeF, zamiast przyspieszać obieg dokumentów, coraz częściej wydłuża płatności i zwiększa ryzyko zatorów finansowych.